Kiedy i na jakich zasadach wystawiane są e-faktury?
Wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest ogromnym udogodnieniem zarówno dla przedsiębiorców wystawiających faktury, jak i nabywców oraz usługobiorców. Korzyści przejścia na e-faktury wynikają nie tylko z ograniczenia kosztów druku dokumentacji i kłopotu z ich właściwym przechowywaniem, ale także znacznie łatwiejsza organizacja dokumentów sprzedażowych, bezpieczna forma ich przechowywania w chmurze lub na nośnikach zewnętrznych oraz ułatwienie podczas przygotowywania plików JPK, które w wielu programach do fakturowania generowane są automatycznie. Dlaczego warto korzystać z faktur elektronicznych i jakie obowiązują dla nich przepisy?
Podstawowe zasady wystawiania faktur elektronicznych
Rozważając korzyści stosowania faktur elektronicznych w swojej firmie i dostępne rozwiązania umożliwiające ich tworzenie i przechowywanie w formie elektronicznej warto w pierwszej kolejności zapoznać się z obowiązującymi przepisami w zakresie dokumentów elektronicznych. Ustawa o VAT dopuszcza fakturę elektroniczną, rozumianą jako fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, wskazując że na dokumencie tego typu powinny w dalszym ciągu znajdować się wszystkie wymagane ustawowo elementy faktury.
E-faktura musi spełniać też szereg dodatkowych wymagań pozwalających potwierdzić wiarygodność dokumentu.
Ustawa o VAT nie wymaga podpisywania faktur przez wystawcę oraz odbiorcę, ale konieczne jest zachowanie autentyczności, integralności oraz czytelności dokumentu. Przez autentyczność rozumie się tutaj pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub wystawcy faktury, a integralność treści potwierdza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać zgodnie z ustawą. Potwierdzenie autentyczności, integralności i czytelności faktury elektronicznej jest zapewniane przez stosowanie dowolnych kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Kiedy przedsiębiorca może zdecydować o wystawianiu faktur elektronicznych?
Obowiązująca forma wystawiania faktur nie jest narzucona odgórnie, a przedsiębiorcy mają możliwość zdecydowania o przygotowywaniu dokumentów sprzedażowych w formie papierowej lub elektronicznej. Konieczne jest jednak dokonanie wcześniejszych ustaleń z odbiorcą faktury, jeśli decydujemy się na formę elektroniczną – gdy nabywca nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, przedsiębiorca jest zobowiązany do dostarczenia mu faktury w formie tradycyjnej.
Otrzymanie zgody na faktury elektroniczne od nabywcy może nastąpić na podstawie domniemania zgody (np. jeśli nabywca opłaca należności na wysyłanych e-fakturach) lub na podstawie wystosowanego zapytania podczas podpisywania umowy sprzedażowej. Za datę otrzymania faktury elektronicznej uznaje się datę jej dotarcia do odbiorcy, tj. datę wpłynięcia wiadomości e-mail z załączoną e-fakturą na pocztę elektroniczną odbiorcy.
Wybierając e-faktury należy pamiętać, że obowiązuje dla nich taki sam termin obowiązkowego przechowywania dokumentów, tj. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Nabywca może przechowywać e-faktury w formie elektronicznej lub wydrukować je we własnym zakresie, ale zawsze musi to być sposób pozwalający na łatwe odnalezienie, identyfikację dowodu sprzedażowego oraz łatwe udostępnienie faktur organom kontroli.
Jakiego typu faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej?
Ustawodawca pozostawia przedsiębiorcom dowolność w zakresie wyboru formy wystawiania faktury, odnosząc się do wszystkich rodzajów faktur przygotowywanych w ramach dokumentowania sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami lub na rzecz osób fizycznych. Faktura w formie elektronicznej może dotrzeć więc zarówno do kontrahenta firmy, jak i do osoby fizycznej, która wystosowała żądanie do sprzedawcy o wystawienie faktury do zakupu lub która, na podstawie umowy z firmą, otrzymuje regularnie faktury do opłacenia kolejnego okresu korzystania z usługi.
Z uwagi na możliwość realizowania wszystkich rodzajów faktur w formie elektronicznej, zalecanym rozwiązaniem dla firm chcących korzystać z takiej formy przesyłania dokumentów sprzedażowych jest korzystanie z dedykowanych programów do fakturowania online. Programy takie jak Melpe posiadają wbudowane wzory wszystkich najważniejszych rodzajów faktur, usprawniają proces ich wystawiania, zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentów i łatwy dostęp do wystawionych faktur w razie potrzeby przygotowania korekty lub duplikatu, a jednocześnie obsługują systemy automatycznego przesyłania faktur do kontrahentów. Korzystając z oprogramowania do faktur można powiązać go z własną skrzynką pocztową e-mail lub wykorzystać adres nadany w programie do fakturowania i przesyłać faktury z poziomu panelu administratora bez potrzeby pobierania dokumentu.
