Biuro rachunkowe czy samodzielna księgowa – co lepiej wybrać?

Prowadzenie księgowości i dokładne pilnowanie wszystkich kwestii związanych z finansami firmy to kwestia istotna zarówno z punktu widzenia małych przedsiębiorców, jak i dużych korporacji. Ostatecznie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą musi rozliczać się z Urzędem Skarbowym i bez wyjątków prowadzić skrupulatny zapis wszystkich transakcji i wydatków. W jaki sposób jednak prowadzić księgowość? Podczas gdy tradycyjnie firmy decydowały się na usługi samodzielnej księgowej lub zespołu księgowych pracujących wyłącznie dla nich, dziś wielu przedsiębiorców podejmuje współpracę z biurem rachunkowym i to im zleca wszystkie kwestie związane z ogólnie rozumianym prowadzeniem ksiąg. Która opcja opłaca się bardziej?

Księgowość samodzielna – wady i zalety

Zatrudnienie księgowej na etat to bardzo tradycyjne i całkiem opłacalne podejście, dzięki któremu można mieć pewność, że cała dokumentacja przedsiębiorstwa pozostaje w obrębie firmy i jest pod bieżącą kontrolą działu księgowości. Do zadań samodzielnej księgowej należało będzie trzymanie wszystkich spraw finansowych pod kontrolą, a więc poza prowadzeniem ksiąg można zlecić jej wspieranie działu sprzedaży w zakresie prowadzenia rozliczeń, wystawiania faktur czy prowadzenia dokumentacji. Niestety, etatowa księgowa ma też swoje wady.

Po pierwsze, zatrudnienie nawet jednej księgowej wiąże się z wysokimi kosztami utrzymania działu księgowości. Nie ma bowiem mowy o sprawnie działającej księgowej, jeśli ta nie ma dostępu do najnowszego oprogramowania księgowego czy sprzętu komputerowego umożliwiającego jej skuteczną i szybką pracę. Ich zakup wiąże się z kolei z koniecznością odpowiedniego zabezpieczenia systemów przed atakami wirusów i hakerów, mogącymi narazić firmę na utratę wszystkich danych księgowych.

Zatrudnienie własnej księgowej to także konieczność ponoszenia odpowiedzialności za własne księgi rachunkowe i rozliczenia – większość księgowych zatrudnianych firmach nie posiada własnego ubezpieczenia OC, które pozwoliłoby dochodzić odszkodowania w razie ewentualnych błędów z jej strony. Na koniec warto dodać jeszcze, że w przypadku prowadzenia księgowości przez jedną osobę, ryzyko powstania przestojów jest niezwykle duże. Wystarczy, że księgowa nagle zachoruje bądź pójdzie na urlop macierzyński – kłopoty w postaci braku dokumentacji gotowe. A co, jeśli ta postanowi się zwolnić? Poszukiwanie nowego, równie solidnego pracownika może być trudne, kosztowne i czasochłonne – większość przedsiębiorców nie ma na to czasu.

Biuro rachunkowe – czy warto?

Zlecanie usług księgowych firmie zewnętrznej, czyli coraz popularniejszym dziś biurom rachunkowym to nowy trend, który zdaje się eliminować wszystkie problemy pojawiające się w przypadku zatrudniania księgowej na etacie. Ich pierwszą i niewątpliwie największą zaletą jest obowiązek nabycia ubezpieczenia OC, które stanowi ogromne zabezpieczenie dla przedsiębiorcy w razie ewentualnych błędów czy niedociągnięć ze strony biura – ich ubezpieczenie musi pokryć szkody.

Kolejną zaletą biur jest niewątpliwie wykorzystanie nie jednego, a kilku wykwalifikowanych pracowników do obsługi jednej firmy. Dzięki systemowi wsparcia i wzajemnego sprawdzania, błędy w księgach prowadzonych przez biuro rachunkowe są rzadkością, a problemy z urlopami czy chorobą pracowników zwyczajnie znikają – zawsze znajdzie się ktoś czuwający nad prawidłowym funkcjonowaniem księgowości firmy.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że pracownicy zatrudnieni w biurze rachunkowym mogą reprezentować swojego klienta w urzędzie, a to oznacza, że w przypadku konieczności złożenia wyjaśnień czy przyjęcia kontroli fiskusa, pracownik biura może wesprzeć przedsiębiorcę, odpowiedzieć na wszelkie pytania ze strony urzędników i zupełnie odciążyć firmę z konieczności dopilnowania własnej księgowości.

Współpraca z biurem rachunkowym to oszczędność czasu, pewność solidnej pracy i komfort, którego nie przyniesie za sobą zatrudnienie księgowej na etacie.