Twoja oferta w przetargu została uznana za rażąco niską cenę? Jak skutecznie przygotować wyjaśnienia i obronić kontrakt

Udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wiąże się nie tylko z koniecznością precyzyjnego przygotowania oferty, ale także z ryzykiem jej zakwestionowania. Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia jest uznanie ceny za rażąco niską. Wykonawcy często błędnie zakładają, że taka ocena jest równoznaczna z przegraną, tymczasem prawo daje im realną możliwość obrony swojej propozycji. Kluczem jest przygotowanie rzetelnych i przekonujących wyjaśnień – najlepiej przy wsparciu doświadczonego radcy prawnego od spraw z zakresu zamówień publicznych.

Czym jest „rażąco niska cena” w świetle prawa zamówień publicznych?

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (PZP), rażąco niska cena to taka, która budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości należytego wykonania zamówienia. Nie oznacza to jednak automatycznie, że oferta jest błędna lub nierealna. W praktyce chodzi o sytuacje, gdy cena znacznie odbiega od wartości szacunkowej zamówienia lub od cen innych ofert, co może sugerować, że wykonawca nie uwzględnił wszystkich kosztów realizacji.

Ustalenie, że oferta zawiera rażąco niską cenę, nie może być oparte wyłącznie na intuicji czy porównaniu z konkurencją. Zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień – i dopiero po ich analizie może podjąć decyzję o odrzuceniu oferty.

Obowiązek wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień

Zamawiający, który poweźmie wątpliwość co do rzetelności wyceny, nie może od razu wykluczyć oferty. Zgodnie z art. 224 PZP musi on wezwać wykonawcę do przedstawienia szczegółowych wyjaśnień dotyczących kalkulacji ceny lub kosztu.

Wezwanie to zawiera określony termin – zazwyczaj od 3 do 5 dni roboczych – w którym wykonawca powinien przedstawić swoje argumenty i dowody. Brak odpowiedzi lub przesłanie wyjaśnień lakonicznych, bez poparcia w dokumentach, może skutkować automatycznym odrzuceniem oferty.

Dlatego tak ważne jest, aby odpowiedź była merytoryczna, spójna i udokumentowana, pokazująca, że cena została skalkulowana rzetelnie, a zamówienie zostanie wykonane bez strat.

Jak przygotować skuteczne wyjaśnienia krok po kroku?

Odpowiedź na zarzut rażąco niskiej ceny powinna być przygotowana w sposób przemyślany i logiczny. Poniżej przedstawiono etapy, które zwiększają szansę na pozytywne rozpatrzenie sprawy:

1. Analiza treści wezwania – należy dokładnie zapoznać się z pytaniami zamawiającego i ustalić, jakich elementów kalkulacji dotyczą wątpliwości.
2. Wskazanie podstaw kalkulacji ceny – wyjaśnienia powinny precyzyjnie wskazywać, jakie czynniki pozwoliły uzyskać niższą cenę (np. dostęp do własnych zasobów, niższe koszty transportu, doświadczenie).
3. Rozbicie ceny na elementy składowe – przedstawienie szczegółowej kalkulacji z uwzględnieniem kosztów materiałów, robocizny, poddostawców, sprzętu czy amortyzacji.
4. Odwołanie się do doświadczenia i efektywności – można podkreślić, że niska cena wynika z optymalizacji procesów, nowoczesnych technologii lub długoterminowej współpracy z dostawcami.
5. Załączenie dokumentów potwierdzających wyliczenia – to kluczowy element, który często decyduje o wiarygodności wyjaśnień.

Wyjaśnienia powinny być rzeczowe, konkretne i pozbawione ogólników. Warto unikać emocjonalnych sformułowań i skupić się na faktach popartych liczbami.

Jakie dowody załączyć do wyjaśnień?

Aby przekonać zamawiającego, że cena jest realna, należy dołączyć dokumenty potwierdzające każdy element kalkulacji. Mogą to być m.in.:

• oferty lub cenniki od poddostawców, potwierdzające rzeczywiste koszty zakupu materiałów,
• wewnętrzne kalkulacje kosztów, sporządzone przez dział księgowy lub kosztorysanta,
• umowy lub listy intencyjne z dostawcami, potwierdzające rabaty lub preferencyjne warunki,
• dowody na posiadanie własnych zasobów (sprzętu, zaplecza technicznego, personelu),
• analizy rynkowe lub opinie ekspertów, wskazujące, że cena mieści się w dolnych granicach rynkowych,
• dowody efektywności organizacyjnej, np. certyfikaty jakości, referencje czy doświadczenie w realizacji podobnych kontraktów.

Dokumenty te powinny być spójne z treścią oferty i jednoznacznie wskazywać, że wykonawca jest w stanie zrealizować zamówienie bez strat.

Najczęstsze błędy wykonawców

Wielu wykonawców popełnia błędy, które prowadzą do odrzucenia oferty mimo faktycznej rzetelności kalkulacji. Do najczęstszych należą:
• ogólnikowe wyjaśnienia, bez konkretnych danych liczbowych,
• brak dowodów potwierdzających podane argumenty,
• pominięcie istotnych elementów kosztowych,
• niespójność wyjaśnień z treścią oferty lub dokumentów przetargowych,
• zbyt późne złożenie wyjaśnień lub nieprzestrzeganie wymogów formalnych.

Warto też pamiętać, że każde słowo w wyjaśnieniach może zostać użyte przeciwko wykonawcy, np. jeśli przyznaje on, że pominął pewien koszt – nawet jeśli nie miał to wpływu na realność oferty.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy prawnika?

Procedura związana z rażąco niską ceną wymaga znajomości przepisów PZP, praktyki Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) oraz doświadczenia w argumentacji ekonomiczno-prawnej. Doświadczony radca prawny od spraw z zakresu zamówień publicznych potrafi:
• ocenić, czy wezwanie zamawiającego jest zasadne,
• pomóc w przygotowaniu wyjaśnień i zebrania dowodów,
• opracować argumentację opartą na orzecznictwie KIO i sądów,
• reprezentować wykonawcę w ewentualnym postępowaniu odwoławczym.

Profesjonalne wsparcie prawnika zwiększa szansę na utrzymanie oferty w postępowaniu, a co za tym idzie – na wygranie przetargu i realizację kontraktu.

Jak skutecznie obronić swoją ofertę?

Uznanie oferty za rażąco niską cenę nie musi oznaczać porażki. To przede wszystkim sygnał, że zamawiający oczekuje wyjaśnień, a wykonawca ma szansę udowodnić rzetelność swojej kalkulacji. Kluczem jest szybka reakcja, solidna argumentacja i dokumentacja potwierdzająca racjonalność ceny.

Z pomocą prawnika specjalizującego się w zamówieniach publicznych można skutecznie przejść przez ten proces, unikając błędów formalnych i merytorycznych. Dobrze przygotowane wyjaśnienia pozwalają nie tylko obronić ofertę, ale często również zbudować profesjonalny wizerunek wykonawcy w oczach zamawiającego.