Zalety fakturowania w formie online
Faktura elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem klasycznego, papierowego dokumentu i jest wystawiana np. w formacie xml. Z punktu widzenia prawa, faktura elektroniczna jest tak samo ważna, jak tradycyjna, papierowa. Jakie zalety niesie za sobą korzystanie z fakturowania w formie online?
Elektroniczna faktura – największe zalety
Oszczędność czasu
Faktura wystawiana w formie online może być stworzona zarówno w formie tradycyjnej, jak i za pomocą programu do fakturowania. W tym drugim przypadku jest jeszcze szybciej, dlatego że oprogramowanie jest w odpowiednio skoordynowane i intuicyjnie prowadzi użytkownika przez cały proces wystawiania dokumentu.
Oszczędność miejsca
Zgodnie z prawem przedsiębiorcy są zobligowani do przechowywania faktur przez 5 lat od ich wystawienia. Przeciętna firma w ciągu zaledwie jednego roku wystawia ogromną liczbę faktur, nietrudno sobie zatem wyobrazić, ile miejsca mogą zająć same faktury z 5 lat. Dodajmy do tego fakt, że prowadzenie przedsiębiorstwa wymaga przechowywania również mnóstwa innych dokumentów. Dlatego też dostęp do plików w systemie wirtualnym pozwala zwolnić mnóstwo miejsca w szafkach i segregatorach.
Ochrona środowiska
Jest to argument bardzo często dziś podnoszony, lecz nie traci przez to na znaczeniu. Wystawianie faktur w formie papierowej podnosi zużycie wody, prądu oraz drewna przeznaczonego na produkcję papieru w odczuwalny sposób. Systemy elektroniczne pozwalają na zaoszczędzenie tych surowców. Przestawiając się na fakturę elektroniczną, nie generujesz również zużycia tuszy w drukarce, których produkcja również odbija się na naturze.
Szybkie wysłanie faktury do klienta
Przekazanie faktury odbiorcy za pośrednictwem internetu skraca czas dostarczenia do krótkich sekund. Nie musisz w tym celu udawać się na pocztę, a do tego klient nie może wymówić się od zapłaty faktem, że nie otrzymał dokumentu. Oprogramowanie do faktur Melpe jest wyposażone w funkcję powiadamiającą o dostarczeniu faktury do klienta.
Oszczędność na kosztach związanych z dostarczaniem faktur
Wysyłka faktury w formie tradycyjnej wiąże się z koniecznością dojazdu na pocztę, opłacaniem przesyłki, znaczków lub kosztem dojazdu bezpośrednio do klienta. Biorąc pod uwagę fakt, że w ciągu całego roku faktur w firmie jest dosyć dużo, koszty te mogą mocno przekładać się na budżet firmy.
Szybkie wyszukiwanie faktur
W przypadku faktur papierowych, znalezienie właściwego dokumentu może nieraz zabierać dosyć dużo czasu, podczas gdy faktury przechowywane w dedykowanym oprogramowaniu można odnaleźć już w ciągu zaledwie kilku sekund poprzez wpisanie jej numeru.
Przechowywanie faktur – w komputerze czy w chmurze?
Przechowywanie faktur na dysku twardym
Faktury zawierają wiele ważnych danych, których odpowiednie przechowywanie ma szczególne znaczenie. Pomysł przechowywania dokumentów na dyskach twardych w komputerze ma swoje zalety, niemniej jednak ich pojemność jest ograniczona, co z czasem może stwarzać konieczność inwestowania w kolejne dyski przenośne, by móc przechowywać nowe dokumenty.
Przechowywanie faktur w chmurze
Alternatywą stały się dyski wirtualne, tzw. chmury, w których możemy zyskać nawet do kilkunastu GB dodatkowej pojemności, lub nawet więcej, w zależności od wykupionej wersji. Niektórzy mogą jednak martwić się o bezpieczeństwo przechowywanych w chmurze danych. Warto jednak pamiętać, że to na producencie oprogramowania ciąży odpowiedzialność za bezpieczeństwo przechowywanych w nim plików.
Dlaczego warto wybrać program?
Dużym ułatwieniem jest połączenie oprogramowania z bazą GUS oraz CEIDG, dzięki czemu możesz w łatwy i szybki sposób wpisywać do dokumentu dane kontrahenta. Z uwagi na rozliczanie się z usług ze stałymi klientami, możesz skorzystać również z możliwości utworzenia własnych baz kontrahentów.
Inne plusy wynikające z korzystania z programu do fakturowania online obejmują możliwość dopasowania dostępnych funkcji do aktualnych potrzeb firmy. Oznacza to, że aplikacje takie jak Melpe, mogą rozwijać się razem z Twoim przedsiębiorstwem. Istotną zaletą jest również kontakt z działem obsługi w formie mailowej lub telefonicznej w każdej chwili.