Księgowość on-line. Co warto o niej wiedzieć i do kogo jest kierowana?

Statystyki jednoznacznie dowodzą, że coraz więcej przedsiębiorców skłania się ku rozwiązaniom zapewniającym wygodę i szybkość działania. Takim jak księgowość on-line, która wręcz zrewolucjonizowała sposób prowadzenia rozliczeń firmowych. Na czym dokładnie polega księgowość internetowa i dla kogo jest przeznaczona? Jakie właściwie korzyści niesie ona dla przedsiębiorcy? – o tym przeczytasz w niniejszym artykule.

Czym jest księgowość on-line

Księgowość, mówiąc w dużym uproszczeniu, to ogół formalności związanych z dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie. Choć ta krótka definicja sygnalizuje, że mamy tutaj do czynienia z bardzo istotnym aspektem funkcjonowania przedsiębiorstwa, żadne przepisy nie narzucają odgórnie konkretnego sposobu, w jaki trzeba prowadzić rozliczenia firmy. Ważne jest jedynie to, aby Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) była prawidłowo prowadzona – na podstawie zasad ogólnych lub w oparciu o podatek liniowy.

Pod pojęciem „księgowość on-line” kryje się zatem sposób prowadzenia rozliczeń, wykorzystujący narzędzia księgowo-finansowe, udostępniane za pośrednictwem przeglądarek internetowych. Oznacza to, że aby móc korzystać z takiego rozwiązania wystarczy komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do Internetu. A także, co oczywiste, znajomość hasła i loginu, za pomocą których loguje się do internetowego systemu księgowego. Warto przy tym podkreślić, że w przeciwieństwie do stacjonarnych aplikacji księgowych, w tym przypadku nie pojawia się konieczność instalowania, czy też okresowego aktualizowania żadnego oprogramowania komputerowego.

Dla kogo przeznaczona jest księgowość internetowa

Z księgowości internetowej mogą korzystać samozatrudnieni, a także mikro- i mali przedsiębiorcy, w szczególności ci, którzy rozliczają prowadzoną przez siebie działalność w oparciu o KPiR bądź ryczałt ewidencjonowany.

W praktyce, księgowość online może sprawdzić się w przypadku praktycznie każdej firmy, która przeprowadza głównie szablonowe, nieskomplikowane operacje gospodarcze, a przy tym zatrudnia niewielu pracowników. Szacuje się, że potencjalnymi odbiorcami tego rodzaju usług księgowych może być nawet 90 proc. przedsiębiorstw z sektora MSP.

Samodzielne prowadzenie księgowości przez Internet

Mówiąc o księgowości internetowej, należy mieć na uwadze dwa rozwiązania: samodzielne prowadzenie rozliczeń za pośrednictwem programu księgowego on-line oraz pełną obsługę księgową, zapewnianą przez internetowe biuro rachunkowe. Pierwsza z wymienionych opcji kierowana jest do przedsiębiorców, którzy:

• dobrze orientują się w przepisach prawa podatkowego,
• są gotowi poświęcić swój wolny czas na wykonywanie dodatkowych obowiązków,
• posiadają określone cechy charakteru: są skrupulatni, dokładni, samodzielni, a przy tym nie boją się brać odpowiedzialności za swoje działania.

W przypadku takiego rozwiązania, przedsiębiorca musi sam zadbać o prawidłowe wystawianie faktur, okresowe generowanie KPiR oraz deklaracji podatkowych, a także składanie odpowiednich dokumentów w urzędach i wykonywanie innych, niezbędnych przy samodzielnym prowadzeniu rozliczeń, czynności. Choć przedsiębiorcy mogą liczyć na dużą pomoc internetowych aplikacji księgowych, które automatyzują wiele działań związanych z obszarem księgowo-finansowym, nie ulega wątpliwości, że dla wielu z nich samodzielne prowadzenie księgowości będzie mimo wszystko sporym wyzwaniem.

Księgowość on-line prowadzona przy pomocy internetowego biura rachunkowego

Prowadzenie księgowości on-line przy wsparciu internetowego biura rachunkowego to rozwiązanie skierowane do tych przedsiębiorców, którzy z jednej strony wolą powierzyć zajmowanie się kwestiami księgowymi profesjonalistom, z drugiej zaś – chcą zachować dostęp do korzyści, jakie niesie aplikacja księgowa. W tym przypadku, mogą oni korzystać z poszczególnych funkcji programu, ale nie są przy tym obarczani odpowiedzialnością za jego obsługę. Co więcej, nie muszą ani obliczać podatków do zapłacenia ani martwić się przygotowywaniem i wysyłaniem deklaracji podatkowych, czy też koniecznością dostarczania do biura dokumentów w formie papierowej. W praktyce jednak, to, jakie dokładnie udogodnienia będzie miał do dyspozycji przedsiębiorca, zależy przede wszystkim od wybranej oferty księgowości online, a także wariantu usługi, na który się zdecyduje (najczęściej w ofercie można znaleźć kilka, różniących się funkcjonalnością i ceną, pakietów usługi księgowości internetowej; wiele z nich można znaleźć na: http://panoramafirm.pl/księgowość_online).

Dlaczego warto zdecydować się na prowadzenie księgowości przez Internet

Zlecenie księgowości internetowemu biuru rachunkowemu niesie dla przedsiębiorcy oczywiste korzyści – w końcu nie musi on w tym przypadku martwić się praktycznie żadnym aspektem księgowo-finansowym firmy. Niemniej jednak wieloma zaletami odznacza się również prowadzenie rozliczeń na własną rękę, przy pomocy aplikacji internetowej. Takie rozwiązanie zapewnia:

• oszczędność czasu – nie trzeba bowiem dostarczać dokumentacji do biura (biuro otrzymuje dokumenty drogą online), wiele procesów związanych z obszarem księgowym odbywa się samoczynnie (np. obliczanie podatków, wypełnianie deklaracji podatkowych),
• oszczędność pieniędzy – można spotkać oferty usług księgowości online, które dają możliwość korzystania z programu księgowego już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie lub nawet całkowicie za darmo (opcja dostępna w niektórych bankach, po uprzednim założeniu konta firmowego),
• wygodę – mobilny, całodobowy dostęp do systemu księgowego pozwala na bieżąco kontrolować praktycznie całą księgowość firmy,
• bezpieczeństwo przechowywanych informacji – wszystkie dane zapisane w systemie księgowym są na bieżąco archiwizowane w chmurze, a co za tym idzie – nie ma ryzyka ich utraty lub zniszczenia.

Nie sposób także nie wspomnieć o bogactwie funkcji programów do księgowości internetowej, które nie tyle ułatwiają wykonywanie czynności księgowo-finansowych, co sprawiają wręcz, że samodzielne prowadzenie biznesu wchodzi na zupełnie nowy poziom. W zależności od oferty przedsiębiorcy mogą korzystać  z możliwości na przykład: wystawiania i korygowania faktur on-line, ewidencjonowania przychodów i kosztów, generowania dokumentów (np. VAT-7, PIT-4, PIT-5, PIT-11, ZUS DRA) i deklaracji podatkowych, a także, wspomnianego już, automatycznego obliczania wysokości zobowiązań podatkowych czy składek ubezpieczeniowych. Coraz częściej mogą również korzystać z porad profesjonalnych księgowych i doradców podatkowych, czy opcji przypomnienia o ważnych terminach. Co ważne, sama aplikacja księgowa jest zwykle łatwa i intuicyjna w obsłudze, co zapewnia z kolei dużą wygodę w codziennym prowadzeniu spraw finansowo-rachunkowych firmy.