Jak wystawić fakturę za usługę?

Każdy przedsiębiorca musi przyzwyczaić się do konieczności wystawiania faktury za niemal każdą usługę lub towar. Bez umiejętności sprawnego rozliczania się z kontrahentami trudno będzie mówić o rozwijaniu biznesu i powiększaniu przedsiębiorstwa. Co musisz zapamiętać, by poprawne wystawianie faktur weszło Ci w krew? I jak ułatwić sobie to żmudne zadanie?

Kto może wystawiać faktury?

Zgodnie z polskim prawem, do wystawiania faktur upoważniony (i w wielu przypadkach zobowiązany) jest przede wszystkim podatnik VAT. Jest nim każdy samodzielnie działający przedsiębiorca niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy może został z niego zwolniony na podstawie odrębnych przepisów.

W imieniu podatnika fakturę może wystawić także osoba przez niego upoważniona, w szczególności osoba powołana na przedstawiciela podatkowego. Jeśli wobec podatnika toczy się postępowanie egzekucyjne, zdarza się, że fakturę w jego imieniu wystawia komornik.

Stowarzyszenia i fundacje są uprawnione do wystawiania faktur jako inne jednostki organizacyjne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale na mocy innych przepisów dokonują sprzedaży towarów lub świadczą usługi. W niektórych przypadkach fakturę wystawi sam nabywca towaru albo usługi. Może się tak wydarzyć w dwóch sytuacjach:

• Nabywca i dostawca zawarli odpowiednią umowę upoważniającą nabywcę do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy oraz określającą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę;
• Mamy do czynienia z fakturą RR służącą potwierdzeniu sprzedaży produktów rolnych przez rolników ryczałtowych zwolnionych z VAT.

Jakie elementy powinna zawierać podstawowa faktura VAT?

Faktura jest szczególnie ważnym dokumentem dla prowadzenia księgowości i rozliczania podatków, dlatego prawo wymaga, by tego rodzaju dokument spełniał szereg wymogów. Podstawowa faktura VAT powinna zawierać:

• Datę wystawienia;
• Numer porządkowy w systemie księgowym wystawiającego;
• Dane nabywcy i dostawcy, w tym dane adresowe;
• Numer identyfikacyjny NIP nabywcy i dostawcy;
• Nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi;
• Wartość towaru lub usługi;
• Kwotę ogólną do zapłaty przez nabywcę;
• Ewentualną kwotę rabatu lub obniżki ceny;
• Stawkę podatku VAT;
• Kwotę podatku VAT obliczoną na podstawie sumy wartości sprzedaży netto.

Jeśli przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT, ale jest z niego zwolniony, powinien zamieścić na fakturze wyjaśnienie, z jakiego przepisu ustawowego lub prawa UE wynika to zwolnienie.

Do kiedy musisz wystawić fakturę swojemu kontrahentowi?

Reguł dotyczących terminu na wystawienie faktury należy poszukiwać w Rozdziale I Działu XI ustawy o VAT. Mogą się one znacznie od siebie różnić w zależności od rodzaju działalności gospodarczej, którą wykonujesz. Podstawowa zasada stanowi jednak, że wystawienie faktury powinno nastąpić nie później niż 15-ego dnia miesiąca następnego po:

• miesiącu dokonania dostawy tego towaru lub wykonania tej usługi;
• miesiącu, w którym dostawca otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy.

Wystawianie faktur – tradycyjnie czy online?

Wszelkiego rodzaju oprogramowanie biurowe od lat wspiera nas w efektywnym prowadzeniu biznesu. Niegdyś pomagało tylko w tworzeniu dokumentów, dziś wyręcza nas również w ich przechowywaniu i udostępnianiu. Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia księgowości i rozliczania się z klientami. Chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści niesie ze sobą program do fakturowania online?

Oszczędność czasu

Chcąc przesłać klientowi fizyczny wydruk faktury, musimy liczyć się z koniecznością poprawnego zapakowania go do koperty i odstania czasu w kolejce na poczcie lub banku. Przez to, że sam list musi najpierw dotrzeć do adresata, na zapłatę przyjdzie nam jeszcze trochę poczekać. Wystawiając fakturę online możemy cieszyć się prędkością, z jaką program sam wygeneruje potrzebne dane a faktura już w kilka sekund znajdzie się na skrzynce mailowej klienta.

Oszczędność pieniędzy

Wystawiając faktury online, nie musimy przeznaczać środków na papier, koperty, tusz do drukarki i znaczki pocztowe.

Ekologia i wygoda przechowywania

Niemarnowanie papieru to działanie z korzyścią dla środowiska naturalnego, co z pewnością wzmocni pozytywny wizerunek firmy. Czy wiesz, że przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać wystawione przez siebie faktury przez okres 5 lat? W sposobie tradycyjnym wiązałoby się to z koniecznością wygospodarowania przestrzeni na archiwum. Faktury wystawione online można za to zawsze odnaleźć w zorganizowanej dla Ciebie chmurze.