Jak wybrać program do wystawiania faktur?

Wystawianie faktur to jeden z bardziej uciążliwych elementów prowadzenia firmy, szczególnie dla małych przedsiębiorców. Korzystanie z programów do wystawiania faktur online jest dla wielu doskonałym wyjściem z sytuacji gwarantującym sprawne, dokładne przygotowanie dokumentów sprzedaży oraz zarządzanie bazą danych kontrahentów, dla których faktury są wystawiane. Ze względu na rosnącą popularność tego typu rozwiązań, na rynku pojawia się coraz więcej programów do wystawiania faktur. Na jakiej podstawie wybrać ten najlepiej pasujący do profilu Twojej firmy?

Najważniejsze funkcje programów do fakturowania

Zarządzanie magazynem, możliwość tworzenia bazy danych kontrahentów i aktualizowania jej na podstawie danych z bazy GUS, automatyczna weryfikacja numerów kont na białej podatników VAT, możliwość generowania plików JPK, czy wreszcie możliwość wystawiania faktur w systemie podzielonej płatności i z odwrotnym obciążeniem to tylko niektóre z funkcji dobrych programów do fakturowania online, na które warto zwrócić uwagę wybierając program do swojej firmy. Zarówno z uwagi na obowiązujące przepisy i wymagania dla wystawianych faktur, jak i własną wygodę korzystania z programu na porządku dziennym, wymienione wyżej funkcje będą podstawą sprawnego programu, w który warto zainwestować.

Tworzenie bazy danych kontrahentów – dobry program do fakturowania umożliwi zaciąganie danych z bazy GUS oraz aktualizowania informacji o kontrahentach na podstawie pojawiających się tam zmian.

Biała lista podatników VAT – obowiązek sprawdzania numerów kont przypisanych do kontrahentów z tymi podanymi na białej liście podatników VAT jest o wiele łatwiejszy do zrealizowania, gdy możliwa jest weryfikacja bezpośrednio z poziomu programu przed każdorazowym wystawieniem faktury.

Generowanie plików JPK – struktury JPK dla ksiąg podatkowych i dowodów księgowych są niezbędne w trakcie kontroli skarbowej i usprawniają przekazywanie do urzędu dane, w tym faktury, w formie elektronicznej.

Tworzenie szablonów faktur – w programach do fakturowania online, np. Melpe, istnieje możliwość korzystania z dostępnych szablonów dokumentów sprzedaży skracających czas wystawiania faktury do minimum. Szablony mogą być edytowane przez dodanie własnego logo firmowego, a dzięki uzupełnieniu kartotek kontrahentów uzupełniać się automatycznie o sposób płatności czy walutę do niego przypisaną.

Programy do fakturowania, poza podstawowymi funkcjami umożliwiającymi proste wystawianie dokumentów sprzedaży coraz częściej oferują kompleksowe wsparcie w zakresie rozrachunków, kosztów i fakturowania. Wbudowane systemy ułatwiają bieżące rozliczanie kontrahentów, ewidencję faktur kosztowych, kontrolę statusu płatności faktur i windykację należności od płatników. Warto zwrócić uwagę, by istniała możliwość wystawiania faktur w wielu walutach i językach, a także możliwość obsługi programu w języku innym niż polski, jeśli jest to istotne z perspektywy przedsiębiorcy i osób, które będą mieć dostęp do profilu firmowego.

Dlaczego warto korzystać z programów do fakturowania online?

Dostępność programu w wersji online to jedno z najwygodniejszych rozwiązań, jakie pojawiły się na rynku programów do fakturowania w ostatnich latach. Wystawianie faktur i dokumentów sprzedaży możliwe jest tu z poziomu przeglądarki, co w praktyce oznacza możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia na świecie. Dobre programy umożliwiają dodatkowo wysyłanie dokumentów bezpośrednio z systemu do kontrahenta i otrzymywanie powiadomień, gdy faktury zostaną odebrane.

Ciekawym rozszerzeniem dla programów do fakturowania takich jak Melpe jest dodatkowy dostęp do CRM – programu ułatwiającego organizację i planowanie pracy działu sprzedaży, włącznie z szacowaniem szans na sprzedaż i monitorowaniem etapów rozwoju współpracy z kontrahentem. Przy niskim abonamencie miesięcznym, korzystanie z możliwości programu do fakturowania bez limitów wydaje się obecnie najlepszą opcją dla małych i średnich firm.