Jak anulować fakturę VAT?

Każdy przedsiębiorca wie jak wiele zadań wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Sporym ułatwieniem może okazać się program do faktur online, który w łatwy sposób pomoże utrzymać porządek w bieżącej dokumentacji. Niestety zdarza się, że natłok obowiązków często prowadzi do wystąpienia błędów mniej lub bardziej znaczących. W takim przypadku można sporządzić korektę, albo anulować fakturę VAT. W jakich przypadkach jest to możliwe oraz jak to zrobić? Wszelkie informacje dotyczące tego zagadnienia przedstawiamy poniżej.

Anulowanie faktury VAT – podstawowe informacje

Zgodnie z zapisami ustawy o VAT, błędy, pojawiające się w fakturach, można poprawić. Potrzebne jest ku temu wypełnienie odpowiedniego formularza faktury korygującej lub noty korygującej. Dotyczyć to może m.in.:

• źle wprowadzony numer faktury,
• omyłkowo umieszczone dopiski,
• niepoprawny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy towarów i usług,
• błędne dane sprzedawcy lub nabywcy (w tym literówki w imieniu, nazwisku lub adresie),
• nieprawidłowa data wystawienia dokumentu,
• niepoprawny adres,
• błędna nazwa produktów lub usług,
• nieprawidłowe ceny,
• błędne wartości podatku,
• brak informacji o zniżkach.

Wszelkie błędy formalne nie mogą zostać poprawione przez anulowanie ich. Tym samym anulowaniu nie podlegają faktury, na których zapisane są błędne dane.

Inne przypadki, niż błędy formalne, wymagają poprawienia błędu poprzez anulowanie faktury VAT. Należą do nich:

• niepowodzenie transakcji (sytuacja, kiedy w ogóle nie doszła ona do skutku),
• brak otrzymania faktury VAT przez odbiorcę (nie trafiła ona do obiegu prawnego, a wystawiający posiada oba egzemplarze).

Powyższe sytuacje mogą zdarzyć się najczęściej podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Przykładowo – sprzedawca wysłał towar z dołączoną fakturą, ale klient nie odebrał przesyłki. Paczka odsyłana jest do nadawcy. W tym przypadku jest to równoznaczne z brakiem zapłaty oraz otrzymanie faktury VAT, więc transakcja nie doszła do skutku. Podobnie z sytuacją, kiedy kontrahent zrezygnuje z zamówionej usługi.

Podsumowując, anulowanie faktury VAT może odbyć się w przypadkach, kiedy to klient lub kontrahent rezygnuje z zakupy towaru lub usługi  oraz faktura nie zostaje wprowadzona do obrotu prawnego.

Jak prawidłowo anulować fakturę?

Podstawową zasadą anulowania wystawionych faktur jest zwrócenie uwagi na numerowanie dokumentów sprzedażowych. Numeracja powinna być bowiem chronologiczna, niezaburzona.

Poprawne anulowanie faktury VAT polega na:

• przekreśleniu obu wersji faktury (oryginał oraz kopię),
• dołączeniu opisu stwierdzającego, że dokument został anulowany wraz z datą oraz podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur,

Dodatkowo można podać powód anulowania faktury, co nie jest warunkiem koniecznym. To co jest istotne to fakt, że anulowane faktury nie podlegają ewidencji, jednakże nadal muszą być przechowywane przez księgowość, aby zachować, wcześniej wspomnianą, ciągłość numeracji faktur.

Konsekwencje anulowania faktury

Należy pamiętać, że anulowanie faktury VAT, nie może być zbyt często wykorzystywane przez przedsiębiorcę. Jest to metoda, którą należy stosować do wyjątkowych sytuacji, przytoczonych powyżej. Wystawiając fakturę VAT jak i anulując ją, podatnik obłożony jest obowiązkiem, prowadzenia starannej księgowości.

Jeżeli przedsiębiorca dokonuje anulowania faktury, jako podatnik jest on uprawniony do zmniejszenia podatku należnego, wykazanego pierwotnie w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym uwzględniono wartości wynikające z anulowania faktury VAT, poprzez złożenie korekty deklaracji VAT.

 Oprogramowanie do faktur – pomoc w codziennej księgowości

Anulowanie faktur nie stanowi większego problemu, kiedy zna się wszystkie zasady i przypadki, kiedy należy je wystawić, jednakże prowadzenie księgowości nie zawsze należy do najprostszych. Pomocą w codziennej księgowości każdego przedsiębiorstwa jest program do faktur online.

Dzięki tego typu programowi, zmniejsza się ryzyko występowania pomyłek. Zawdzięczać to można bazom danych kontrahentów. Wypisywania każdego rodzaju faktury z biblioteki wzorów, stanie się formalnością. Poprawia się także prowadzenie kontroli wysyłanych faktur, terminów itp.

Chociaż prowadzenie firmy oraz księgowości może generować stres, na rynku dostępne są narzędzia dedykowane przedsiębiorstwom, stawiającym na rozwój. Program do faktur znacznie usprawnia wykonywane czynności. Warto zastanowić się nad wyborem najlepszego na rynku.