Faktura online dla zwolnionych z VAT
Dla podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, rachunek był do niedawna jedyną dostępną formą dokumentowania sprzedaży. Obecnie mogą korzystać oni także z faktur bez VAT, wystawianych na prośbę nabywcy wystosowaną w terminie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Podatnik może także zdecydować o całkowitym zrezygnowaniu z rachunków na rzecz faktur bez VAT, pilnując wówczas standardowych terminów ich wystawiania, tj. do 15 dnia każdego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Jak przygotowywać tego typu faktury w programach do fakturowania online i w jakich sytuacjach należy je wystawiać?
Czym jest faktura dla podatników zwolnionych z VAT?
Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik prowadzący działalność i sprzedaż zwolnioną z podatku nie ma obowiązku wystawiania faktur dla tego typu sprzedaży, z wyjątkiem sytuacji w których nabywca zgłasza żądanie wystawienia faktury. Na wystosowanie takiej prośby nabywca ma 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W związku z powyższym podatnik zwolniony z VAT musi mieć fizyczną możliwość wystawienia faktury bez VAT, ale nie jest zobowiązany do wystawiania jej dla każdej zrealizowanej sprzedaży.
Faktury dla podatników zwolnionych z VAT zastąpiły obowiązujące wcześniej rachunki – współcześnie przedsiębiorca ma możliwość wystawienia zarówno rachunku, jak i faktury, zależnie od swojej woli, chyba że nabywca zgłosi potrzebę otrzymania faktury.
Faktura dla podatników zwolnionych z VAT wygląda tak samo, jak tradycyjna faktura FV – na dokumencie sprzedaży musi znaleźć się data jego wystawienia, kolejny numer faktury, dane podatnika i nabywcy towarów, szczegóły towaru lub usługi, ich jednostkowa cena, a także kwota należności ogółem. Ze względu na zwolnienie z obowiązku podatkowego, na fakturze nie uwzględnia się stawki i kwoty podatku VAT.
W jakich sytuacjach wystawia się faktury dla zwolnionych z VAT?
Wystawienie faktury przez podatnika zwolnionego z VAT nie jest obowiązkiem, a rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi jest wystarczającym dokumentem rejestrującym transakcję. Nabywca może wyrazić jednak prośbę o wystawienie faktury, zgodnie z założeniami art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub art. 82 ust. 3 Ustawy o VAT.
Co jednak ważne, powyższe akty prawne nie zabraniają wystawiania faktur bez bezpośredniej prośby nabywcy, co w praktyce przekłada się na możliwość zadecydowania o wystawianiu faktur w miejsce rachunków dla każdej dokonanej sprzedaży. Podatnik zwolniony z VAT ma możliwość podjęcia decyzji, ale dla spójności prowadzonej dokumentacji powinien trzymać się jednej formy dokumentu sprzedaży.
Czas na wystawienie faktury przez przedsiębiorcę zwolnionego z podatku VAT upływa po 3 miesiącach, licząc od końca miesiąca w którym towar został dostarczony lub w którym nabywca wpłacił częściową lub całkowitą zapłatę za towar. Jako wyjątek należy tutaj traktować przedsiębiorców, którzy zdecydowali o zrezygnowaniu z rachunków na rzecz wystawiania każdorazowo faktur sprzedaży. W takim przypadku sporządzenie faktury powinno nastąpić w terminie do 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w której dokonano sprzedaży, zgodnie z terminami ustalonymi w ustawie o VAT.
Jak wystawić fakturę dla zwolnionych z VAT w programie online?
Sam proces wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT nie różni się znacząco od trybu wystawiania standardowych faktur FV. Najwygodniejszym sposobem będzie wykorzystanie w tym celu programu do fakturowania online udostępniającego szablony różnego rodzaju dokumentów sprzedaży. Korzystając z dostępnych narzędzi przedsiębiorca może pobrać dane swojego nabywcy z bazy GUS po numerze NIP lub wprowadzić dane ręcznie, wybierając wcześniej właściwy rodzaj faktury.
Wszystkie faktury wystawione z pomocą programów do fakturowania online są automatycznie numerowane, zapisywane i przechowywane w systemie, z możliwością przesłania ich do nabywcy bezpośrednio z poziomu programu online. Niektóre narzędzia wprowadzają dodatkowo możliwość windykowania należności za faktury, wystawiania faktur w obcej walucie, zarządzania rachunkami i kosztami firmowymi, a także wiele dodatkowych funkcji niezbędnych przy samodzielnym fakturowaniu i prowadzeniu księgowości w firmie.
